Wer kennt sie nicht, die „gute, alte Checkliste“. Benutzt du Checklisten in deinem Businessalltag? Einfache Listen, die dir den Arbeitsalltag erleichtern?
Unsere Arbeitszeit ist oft gefüllt mit Kundenterminen, Kundenprojekten und zwischendurch erledigen wir, was sonst noch so anfällt: Rechnungen schreiben, Buchhaltung erledigen, Bestellungen aufgeben… und ja nicht zu vergessen die rollende Planung von Zielen.
Oft geht in all diesen Arbeiten und dem Zeitdruck, den wir alle immer wieder haben, die Arbeit an unserem Business, an unserem Unternehmen, völlig vergessen.
Da steht zum x-ten Mal der Monatsabschluss an und wieder haben wir vergessen die Umsatzzahlen auf unser Excel-Sheet mit den Kennzahlen zu übertragen. Oder wir schreiben einen Blogartikel, aber denken nicht daran, uns vorgängig über die wichtigsten Keywords des Artikels Gedanken zu machen. Oder wir haben einen super effizienten Ablauf für die Rechnungsstellung, aber beim nächsten Mal wissen wir nicht mehr, mit was wir nun besser starten sollen, um das Ganze wieder so effizient zu erledigen, wie im letzten Monat.
Deine Routinearbeiten effizienter gestalten
In jedem Business, ja bei jeder Tätigkeit gibt es viele Routinearbeiten, Arbeiten die regelmässig anfallen, immer und immer wieder. Genau hier lohnt es sich anzusetzen, diese mal genauer unter die Lupe zu nehmen, diese effizienter zu gestalten und vor allem den Ablauf genau schriftlich festzuhalten.
Auch wenn es zu Beginn Mehraufwand bedeutet, lohnt es sich für alle (komplexen) Arbeiten, die mehr als einmal anfallen, Checklisten zu erstellen.
Die Lösung – erstelle Checklisten
Eine Checkliste muss in erster Linie für dich verständlich sein.
Bedenke aber, dass eine Checkliste auch gute Dienste erweist, wenn du mal damit liebäugelst eine Aufgabe zu delegieren. Aus diesem Grund empfehle ich dir, Checklisten so zu schreiben, dass auch eine Drittperson, ohne viel zusätzliche Instruktionen, etwas damit anfangen könnte. Dies kann sehr hilfreich sein, wenn du mal unerwartet z.B. krankheitshalber aussteigst und Aufgaben möglichst rasch delegieren musst oder wenn du gedenkst, eine Assistentin oder einen Assistenten einzustellen. Der Aufwand um jemanden einzuarbeiten reduziert sich erheblich, wenn du für diese Arbeiten bereits eine Checkliste hast.
Wie erstelle ich eine Checkliste
Eine Checkliste ist eine simple Liste, idealerweise mit Bullet Points, einer Nummerierung oder mit Kästchen, die man Schritt um Schritt abhäkeln kann. Ideal ist, wenn du für jeden einzelnen Schritt einen eigenen Bullet Point machst.
Notiere dir die einzelnen Schritte stichwortartig, aber gut verständlich.
Du kannst deine Checklisten von Hand oder elektronisch erstellen. Sicher gibt es auch Apps dafür. Ich erstelle meine Checklisten immer am Mac, in der Regel ganz einfach in Word oder selten mal in Evernote (wenn die Checkliste von mehreren Personen genutzt wird). Es kommt immer mal wieder vor, dass ich einen Prozess optimiere oder Schritte umstelle. Durch die Checkliste in Word oder Evernote, kann ich diese Anpassungen rasch vornehmen und die Liste ist immer auf dem neusten Stand. Auch habe ich sie so immer verfügbar, falls ich sie mal jemandem mailen möchte, der mir ein paar Arbeiten abnimmt.
Immer wieder reflektieren…
Auch Checklisten sollten nicht immer nur stur abgearbeitet werden. Es lohnt sich, die Prozesse von Zeit zu Zeit zu überdenken und allenfalls anzupassen. Wir verändern uns und unser Business verändert sich. So macht es Sinn, sich rund einmal jährlich die Prozesse etwas genauer anzuschauen:
- Was hat sich verändert. Habe ich z.B. mehr Rechnungen, die ich schreiben muss oder mehr Buchungen, die es zu erledigen gilt?
- Macht der Ablauf so noch Sinn?
- Macht die Häufigkeit Sinn?
- Kann etwas delegiert werden an eine andere Person?
- Kann etwas automatisiert werden?
- Gibt es z.B. professionelle Software, die mir einen Teil der Arbeit abnehmen könnte?
- etc.
Ich habe mir zum Beispiel im letzten Jahr überlegt, als die Anzahl der zu betreuenden Webseiten immer grösser wurde, ob unser Ablauf für die Updates von Kundenseiten so noch Sinn macht, oder ob ich diesen nicht effizienter gestalten könnte.
Oder vor Kurzem habe ich eine neue Software angeschafft, weil ich realisiert hatte, dass mit mehr Kunden der Aufwand für die Rechnungsstellung und Buchhaltung (in Word und Excel) mit einem professionellen Tool erheblich reduziert werden kann. Bereits nach wenigen Tagen hatte ich es ins Herz geschlossen.
Hier gilt es dann natürlich auch die Kosten und die Zeitersparnis abzuwägen.
Dein Zeitgewinn…
Zeit ist ein knappes Gut! Wenn wir es schaffen, Routinearbeiten, die wir oft auch nicht sehr gerne erledigen, so effizient wie möglich zu gestalten, gewinnen wir Zeit für Dinge, die uns und unser Unternehmen weiterbringen, die uns Spass machen oder einfach Zeit, um mal die Beine hochzulagern.
Bildquelle: ©schinsilord / fotolia.com